Como funciona o processo de validação dos seus arquivos e o que é de responsabilidade da emissora e do contador?
Nesse artigo vamos procurar
dar mais esclarecimentos do papel do departamento financeiro da emissora e o
papel do contador no processo de geração, envio e validação de arquivos junto a
SEFAZ.
Quando a emissora utiliza o
Smart Manager como seu software de emissão de nota fiscal modelo 21 (NFSC), é
necessário que a mesma seja regularizada junto a SEFAZ do seu estado. Para que
isso ocorra, a emissora deverá pedir ao seu contador que primeiro faça o contato
com a SEFAZ e verifique as instruções iniciais para essa regularização.
Geralmente, o órgão
solicita que o contador vá pessoalmente e leve em suas mãos uma nota fiscal
modelo 21 emitida pelo software ao qual ela irá utilizar. Essa nota fiscal pode
ser emitida pelo Smart Manager através do menu “Nota fiscal mod. 21
>>> Configurações >>> Modelo Nota Fiscal – Mod. 21.”
Uma vez que o contador apresente
essa nota e cadastre a emissora junto à SEFAZ, a emissora deverá alinhar com
seu contador todas as instruções de preenchimento dos parâmetros da nota,
definidos no menu “Nota Fiscal mod. 21 >>> Configurações >>>
Parâmetros da nota.”
Nesses campos deverá ser preenchido
o número inicial da nota fiscal (caso ela já venha emitindo esse tipo de nota
fiscal, seja através de bloco, ou pelo site) e também informações referentes ao
tipo de regime e validador o qual ela trabalha.
OBS: Essas informações são de extrema importância e o seu
preenchimento incorreto pode causar sérios transtornos para a emissora junto a Secretaria de Fazenda. Por isso, converse com o seu contador e só preencha esses dados quando
forem corretamente informados.
Após emitir as notas
fiscais pelo Smart Manager durante todo um mês, no mês seguinte é necessário que
a emissora gere o arquivo de validação para o Sintegra ou Convênio 115. Esse
arquivo poderá ser gerado através do menu “Nota fiscal mod. 21 >>>
Relatórios de comprovação.”
Segue abaixo um tutorial do
nosso blog que mostra esse processo em passo a passo:
https://blog.playlistsolutions.com/2019/11/gerando-nota-fiscal-modelo-21-no-smart.html
Uma vez gerado, esse
arquivo deverá ser enviado para o seu contador, o qual irá valida-lo através do
Validador do Sintegra ou do Convênio 115 (de acordo com o estabelecido por seu
estado).
Caso ocorram erros, o
contador deverá entrar em contato com a emissora, informando as inconsistências.
É de extrema importância que
a emissora peça o máximo de informação por parte do contador, para que o
usuário consiga corrigir esses erros. Esses erros, em sua maioria estarão
relacionados a falta de preenchimento de algum dado obrigatório ou
preenchimento incorreto de algum campo.
Uma vez que os erros sejam
corrigidos é necessário que seja gerado um novo arquivo de validação e o mesmo
seja enviado novamente para o seu contador, para que ele conclua a entrega
junto a SEFAZ.
Contador
É o responsável por
cadastrar a emissora junto a SEFAZ e munir o seu cliente (emissora) com todas
as informações necessárias para o correto preenchimento dos campos de
configuração no Smart Manager.
É quem deverá receber o
arquivo de validação, contendo as informações das notas fiscais da emissora que
foram emitidas ou canceladas no mês anterior e quem deverá validá-las através
do validador fornecido pela SEFAZ de seu estado.
Em caso de inconsistências,
deverá instruir a emissora quanto à correção de cada um desses erros. Depois disso, receberá novamente o arquivo de
validação. Uma vez validado o seu arquivo, ele terá então 2 opções:
Opção 1: Caso o estado da emissora permita a utilização do
aplicativo TED, o qual faz a Transmissão Eletrônica de Dados
diretamente para o site da SEFAZ pela internet, ele deverá conversar com a
emissora e caso a mesma deseje que o seu arquivo seja enviado pela internet,
ela deverá adquirir um certificado digital e-CNPJ A1 ou A3.
Assim, o contador instalará
esse certificado em seu computador e conseguirá fazer a transmissão dos
arquivos diretamente do seu computador. Não havendo dessa forma a necessidade
de ir a SEFAZ mensalmente.
Quais os tipos de
certificados digitais e-CNPJ existem?
A1 – Arquivo Digital