Como funciona o processo de validação dos seus arquivos e o que é de responsabilidade da emissora e do contador?
Nesse artigo vamos procurar
dar mais esclarecimentos do papel do departamento financeiro da emissora e o
papel do contador no processo de geração, envio e validação de arquivos junto a
SEFAZ.
Quando a emissora utiliza o
Smart Manager como seu software de emissão de nota fiscal modelo 21 (NFSC), é
necessário que a mesma seja regularizada junto a SEFAZ do seu estado. Para que
isso ocorra, a emissora deverá pedir ao seu contador que primeiro faça o contato
com a SEFAZ e verifique as instruções iniciais para essa regularização.
Geralmente, o órgão
solicita que o contador vá pessoalmente e leve em suas mãos uma nota fiscal
modelo 21 emitida pelo software ao qual ela irá utilizar. Essa nota fiscal pode
ser emitida pelo Smart Manager através do menu “Nota fiscal mod. 21
>>> Configurações >>> Modelo Nota Fiscal – Mod. 21.”
Uma vez que o contador apresente
essa nota e cadastre a emissora junto à SEFAZ, a emissora deverá alinhar com
seu contador todas as instruções de preenchimento dos parâmetros da nota,
definidos no menu “Nota Fiscal mod. 21 >>> Configurações >>>
Parâmetros da nota.”
Nesses campos deverá ser preenchido
o número inicial da nota fiscal (caso ela já venha emitindo esse tipo de nota
fiscal, seja através de bloco, ou pelo site) e também informações referentes ao
tipo de regime e validador o qual ela trabalha.
OBS: Essas informações são de extrema importância e o seu
preenchimento incorreto pode causar sérios transtornos para a emissora junto a Secretaria de Fazenda. Por isso, converse com o seu contador e só preencha esses dados quando
forem corretamente informados.
Após emitir as notas
fiscais pelo Smart Manager durante todo um mês, no mês seguinte é necessário que
a emissora gere o arquivo de validação para o Sintegra ou Convênio 115. Esse
arquivo poderá ser gerado através do menu “Nota fiscal mod. 21 >>>
Relatórios de comprovação.”
Segue abaixo um tutorial do
nosso blog que mostra esse processo em passo a passo:
https://blog.playlistsolutions.com/2019/11/gerando-nota-fiscal-modelo-21-no-smart.html
Uma vez gerado, esse
arquivo deverá ser enviado para o seu contador, o qual irá valida-lo através do
Validador do Sintegra ou do Convênio 115 (de acordo com o estabelecido por seu
estado).
Caso ocorram erros, o
contador deverá entrar em contato com a emissora, informando as inconsistências.
É de extrema importância que
a emissora peça o máximo de informação por parte do contador, para que o
usuário consiga corrigir esses erros. Esses erros, em sua maioria estarão
relacionados a falta de preenchimento de algum dado obrigatório ou
preenchimento incorreto de algum campo.
Uma vez que os erros sejam
corrigidos é necessário que seja gerado um novo arquivo de validação e o mesmo
seja enviado novamente para o seu contador, para que ele conclua a entrega
junto a SEFAZ.
Contador
É o responsável por
cadastrar a emissora junto a SEFAZ e munir o seu cliente (emissora) com todas
as informações necessárias para o correto preenchimento dos campos de
configuração no Smart Manager.
É quem deverá receber o
arquivo de validação, contendo as informações das notas fiscais da emissora que
foram emitidas ou canceladas no mês anterior e quem deverá validá-las através
do validador fornecido pela SEFAZ de seu estado.
Em caso de inconsistências,
deverá instruir a emissora quanto à correção de cada um desses erros. Depois disso, receberá novamente o arquivo de
validação. Uma vez validado o seu arquivo, ele terá então 2 opções:
Opção 1: Caso o estado da emissora permita a utilização do
aplicativo TED, o qual faz a Transmissão Eletrônica de Dados
diretamente para o site da SEFAZ pela internet, ele deverá conversar com a
emissora e caso a mesma deseje que o seu arquivo seja enviado pela internet,
ela deverá adquirir um certificado digital e-CNPJ A1 ou A3.
Assim, o contador instalará
esse certificado em seu computador e conseguirá fazer a transmissão dos
arquivos diretamente do seu computador. Não havendo dessa forma a necessidade
de ir a SEFAZ mensalmente.
Quais os tipos de
certificados digitais e-CNPJ existem?
A1 – Arquivo Digital
O A1 é um arquivo
eletrônico e, portanto, não necessita de tokens ou smartcards para ser
transportado, costumando ter a extensão .P12 ou .PFX.
A vantagem do A1 é que pode
ser instalado simultaneamente em diversos computadores e programas, direto no
sistema operacional. Além disso, você tem a facilidade de poder importá-lo em
sistemas web e facilitar seu trabalho.
Esse certificado oferece
mais agilidade e é indicado para empresas que emitem grande volume de notas ou
deseja ter mais facilidade na automação de tarefas relacionadas as notas. O A1
é mais barato e mais versátil que o modelo A3 e possui 12 meses de validade.
A3 – Cartão inteligente
ou Token
Os certificados A3 vêm como
um dispositivo físico, tanto no formato de um cartão inteligente (que depende de
uma leitora) ou de um token (que parece um pendrive). A desvantagem deste tipo
de certificado é que ele pode ser somente utilizado em um computador e um
programa por vez, diminuindo sua versatilidade.
Além disso, toda vez que um
certificado A3 é usado, é necessária a digitação da senha dele. Se você errar a
senha acima do limite (em geral 3 vezes) ele é bloqueado, podendo ser
necessário adquirir um novo certificado.
Ele é mais caro que o A1 e
possui validade de 36 meses, com custo-benefício melhor quando considerada a
relação custo/ano.
Com relação a indicação, é
importante a emissora fazer uma melhor análise daquilo que irá lhe atender
melhor, alinhado ao seu contador.
Sobre os estados que
permitem a transmissão dos dados eletrônicos através do TED, os clientes que
utilizam Sintegra, no próprio site do mesmo são informados que todos os sites
aceitam, com exceção do Paraná e Santa Catarina. No caso desses dois estados,
deverão ser seguidos os seguintes procedimentos:
Paraná
Transmitir o arquivo por
meio de Programa de transmissão próprio do Estado do Paraná, que pode ser
obtido no site:
www.fazenda.pr.gov.br/software/validapr/validapr.asp
Santa Catarina
O arquivo deverá ter sido
validado e gerado mídia através do programa VALIDADOR SINTEGRA, versão 5.2.0 e
será transmitido por meio de programa de ENTREGA próprio do Estado de Santa
Catarina, versão 1.05.03 para contribuintes inscritos em SC ou a versão 1.05.03
utilizada por contribuintes de outras UF’s não inscritos em SC.
Para obtenção dos programas
acesse o site:
O validador poderá ser
obtido também neste site, nas opções “Convênio 57/95 das operações do
ICMS”/”Downloads”
OBS: Informações
repassadas pelo próprio site do Sintegra. http://www.sintegra.gov.br/
Para os clientes que
utilizam o Convênio 115:
Como não conseguimos obter
a lista desses estados através do site do Convênio 115, o contador deverá fazer
o contato com a SEFAZ de seu estado e verificar essas informações.
Para download do TED, basta
seguir abaixo um link direto do site do Sintegra.
Ou Convênio 115, caso você
utilize esse validador.
http://www.fazenda.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=413
Segue abaixo o manual de
instalação do TED, o qual instrui em todo o processo de instalação e também
quanto aos possíveis erros que poderão ocorrer durante a sua instalação e ou
execução.
https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/ted/Downloads/Manual_do_TED_Contribuinte.pdf
Opção 2: Caso o estado da emissora não permita a transmissão
dos dados eletrônicos pela internet, através do envio pelo TED, haverá
necessidade do contador salvar o arquivo validado em um disco óptico não regravável (CD-R ou DVD-R)
e encaminha-lo pessoalmente à SEFAZ do estado.
Na lista abaixo, temos os estados que permitem o envio via TED. Essa lista pode mudar
a qualquer momento.
|
Estados que aceitam entrega via TED |
|
Alagoas |
|
Acre |
|
Amapá |
|
Amazonas |
|
Ceará |
|
Espírito |
|
Minas |
|
Paraná |
|
Pernambuco |
|
Piauí |
|
Rio |
|
Rondônia |
|
Santa |
|
São |
|
Mato |
|
Paraíba |
Dados atualizados em 10/07/2020.
